cara membuat surat resmi dan tidak resmi

1) Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh

5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat.
Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan.
Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan

Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat

Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara

d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.

8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

MEMBUAT ALAMAT SURAT SESUAI DENGAN EYD
1. Buatlah alamat surat yang sesuai dengan aturan penulisan
a. alamat ditujukan ke Kepala Sekolah SMA 54 Jakarta di Jalan Rasuna Said Timur Raya No. 34 Jakarta
b. alamat ditujukan kepa da Direktur CV. Angin Ribut di Jalan Ibrahim Adjie No. 55 Indihiang Kota Tsikmalaya
c. ditujukan kepada Hj. Siti Fatimah, sebagai Wakil Komnas HAM, Jalan Abdullah Saleh No. 44 Kota TAsikmalaya
d. alamat surat ditujukan ke PO BOX 1000 JKP Jakarta
e. surat ditujukan kepada Toni (siswa ) di Silluman Kec Cibeureum Kota Tasikmalaya
f. ditujukan ke Kepala Desa Cikalang Tengah di tempat
g. ditujukan kepada Jimi Simarurung (Kabag.Op Polresta Cimahi) di Perum.Batara Guru no. 55 Cimahi
h. Wandi Kuswandi, S.Ag di Cikalang Girang Blok 5 Kec Tawang Kota Tasikmalaya
i. Ketua OSIS SMA Negeri 3 Kota Tasikmalaya di Tempat
j. Hayadi Andriatna (guru) di Tamansari Kawalu Kota Tasikmalaya
k. PT Ogah Maju di Jalan Keramat Jaya Blok Batu Nisan no.01 Desa Siluman Kota Lama
l. Toko Pengkolan Jalan Kali Angker no. 4 Purbalingga
m. Menteri Agama RI melalui PO BOX 1234 Jakarta
n. Pimpinan Perusahaan CV Doyan Gempa PO BOX 456 Kota Tasikmalaya
o. Sabrina Bilbina di Tempat



Jawaban
1. alamat ditujukan ke Kepala Sekolah SMA 54 Jakarta di Jalan Rasuna Said Timur Raya No. 34 Jakarta
Yth. Kepala SMA 54 Jakarta
Jalan Rasuna Said Timur Raya No. 34
Jakarta

2. alamat ditujukan kepada Direktur CV. Angin Ribut di Jalan Ibrahim Adjie No. 55 Indihiang Kota Tasikmalaya
Yth. Direktur CV. Angin Ribut
Jalan Ibrahim Adjie No. 55 Indihiang
Kota Tasikmalaya

3. ditujukan kepada Hj. Siti Fatimah, sebagai Wakil Komnas HAM, Jalan Abdullah Saleh No. 44 Kota TAsikmalaya
Yth. Ibu Hj. Siti Fatimah
Wakil KOMNAS HAM
Jalan Abdullah Saleh No. 44
Kota TAsikmalaya
4. Alamat surat ditujukan ke PO BOX 1000 JKP Jakarta
Yth. Pemilik
P.O. BOX 1000 JKP
Jakarta
5. surat ditujukan kepada Toni (siswa ) di Silluman Kec Cibeureum Kota Tasikmalaya
Yth. Sdr./Saudara Toni
di Silluman Kec Cibeureum
Kota Tasikmalaya

6. ditujukan ke Kepala Desa Cikalang Tengah di tempat
Yth. Kepala Desa Cikalang Tengah
Di Tempat



7. ditujukan kepada Jimi Simarurung (Kabag.Op Polresta Cimahi) di Perum.Batara Guru no. 55 Cimahi
Yth. Bapak Jimi Simarurung
Kabag.Op Polresta Cimahi
di Perum.Batara Guru no. 55 Kota Cimahi

8. Wandi Kuswandi, S.Ag di Cikalang Girang Blok 5 Kec Tawang Kota Tasikmalaya
Yth. Bapak Wandi Kuswandi, S.Ag.
di Cikalang Girang Blok 5 Kec Tawang
Kota Tasikmalaya

9. Ketua OSIS SMA Negeri 3 Kota Tasikmalaya di Tempat
Yth. Ketua OSIS SMA Negeri 3 Kota Tasikmalaya
di Tempat
10. Hayadi Andriatna (guru) di Tamansari Kawalu Kota Tasikmalaya
Yth. Bapak Hayadi Andriatna
di Tamansari Kawalu Kota Tasikmalaya
11. PT Ogah Maju di Jalan Keramat Jaya Blok Batu Nisan no.01 Desa Siluman Kota Lama
PT Ogah Maju
Jalan Keramat Jaya Blok Batu Nisan no.01 Desa Siluman
Kota Lama
12. Toko Pengkolan Jalan Kali Angker no. 4 Purbalingga
Toko Pengkolan
Jalan Kali Angker no. 4
Purbalingga
13. Menteri Agama RI melalui PO BOX 1234 Jakarta
Yth. Menteri Agama RI
PO BOX 1234
Jakarta
14. Pimpinan Perusahaan CV Doyan Gempa PO BOX 456 Kota Tasikmalaya
Yth.Pimpinan Perusahaan CV Doyan Gempa
PO BOX 456
Kota Tasikmalaya

15. Yth. Sabrina Bilbina di Tempat
Yth. Sabrina Bilbina
di Tempat

Menulis surat termasuk salah satu keterampilan berbahasa. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah, maupun perorangan. Sedangkan surat niaga berisi masalah bisnis atau perniagaan. Jenis-jenis surat ini perlu kalian pelajari untuk menambah pengetahuan. Dalam penulisan surat resmi perlu diperhatikan penggunaan tanda baca dan huruf kapital.

Apabila kamu cermati, surat resmi memiliki bagian-bagian surat sebagai berikut:

1. Kepala Surat ( kop surat )
2. Tanggal Penulisan Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Pokok Surat atau Hal
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Tanda Tangan, nama terang, penanggung jawab, dan jabatan atau sebutan.

Bagian-bagian surat tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut.

1. Bagian kepala surat yang berisi: nama departement/lembaga/organisasi/ beserta alamat lengkap termasuk nomor kotak pos, nomor telepon, dan lambang departemen atau instansi di sebelah kiri.
2. Bagian pembukaan yang meliputi tanggal surat, nomor surat, hal lampiran, alamat surat dan salam pembuka.
3. Bagian isi surat atau tubuh surat yang berisi paragraf pembuka, isi, dan penutup.
4. Bagian penutup yang berisi salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, dan tembusan (bila ada).

Kalau kalian cermati bagian-bagian surat resmi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri surat resmi adalah :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi (contoh di atas belum ada stempel lembaga)
6. Ada aturan format baku

Perhatikan  penggunaan tanda baca garis miring berikut. Pada nomor surat di atas tertulis No. : 15/KKG/XI/2010. Tanda garis miring itu digunakan dalam nomor surat. Tanda garis miring dalam nomor surat digunakan untuk memisahkan bagian-bagiannya. Misalnya, dari nomor surat di atas dapat dijelaskan sebagai berikut.

• 15 : nomor surat keluar dari instansi yang mengeluarkan surat
• KKG : singkatan dari Kelompok Kegiatan Guru
• XI : menunjukkan bulan dibuatnya surat itu, yaitu bulan Novembar
• 2010 : menunjukkan tahun dibuatnya surat.

Tanda garis miring juga digunakan untuk dipakai sebagai pengganti kata tiap, per atau sebagai tanda bagi dalam pecahan dan rumus matematika.
Contoh:

• harganya Rp125,00/lembar (harganya Rp125,00 tiap lembar)
• kecepatannya 20 m/s (kecepatannya 20 meter per detik)
• 7/8